Het digitale evenementenloket

  • 18 december 2020

Het coronavirus gooide vorig jaar heel wat roet in het eten bij de organisatie van tal van evenementen. Samen met jullie hopen we in 2021 de draad terug op te pikken. Om ook op administratief vlak corona-proof te werken, lanceert de gemeente Destelbergen haar digitaal evenementenloket.

Deze online tool vergemakkelijkt het aanvragen van een evenement en fungeert tevens als een handige checklist voor organisatoren. Bovendien maakt het de opvolging van evenementen door de gemeentediensten een stuk efficiënter.

Welke evenementen?

Een fuif of muziekfestival, loopwedstrijd, rommelmarkt of buurtfeest … Alle evenementen die plaatsvinden op openbaar domein of privéterrein en publiek toegankelijk zijn voor minstens 50 personen moeten worden aangemeld via het nieuwe evenementenloket. Hierin verschilt niks met de oude procedure.

Een evenement aanmelden is eveneens noodzakelijk om de nodige vergunningen te krijgen, zoals geluidsafwijking, inname openbaar domein of het schenken van sterke dranken. Ook het materiaal van de uitleendienst wordt gekoppeld aan het online evenementenformulier.

Wanneer aanmelden?

Organisatoren hebben er alle baat bij om hun evenement tijdig aan te melden. De gemeente controleert overlappingen met andere activiteiten of wegenwerken in de buurt. Zo wordt geluids- of verkeershinder vermeden en kunnen we de nodige veiligheidsmaatregelen nemen.

Voordelen voor organisatoren

Het digitaal evenementenloket helpt organisatoren sneller met hun aanvraag. Op deze webpagina vind je naast de aanvraagmodule nog tal van praktische informatie zoals  zaal- en materiaalverhuur, inname openbaar domein en vergunning voor sterke dranken.

Het loket is slim en dynamisch waarbij je, afhankelijk van je antwoorden, meer of minder moet invullen. Opdat niets verloren zou gaan, wordt het formulier steeds tijdelijk opgeslagen en kun je er op een later tijdstip aan verder werken. In je persoonlijk portaal krijg je een overzicht van eerdere aanvragen. Deze zijn makkelijk te kopiëren en te updaten voor een nieuwe aanvraag.

Een e-mail brengt je op de hoogte over de verdere afhandeling van de aanvraag. Deze online tool centraliseert alle vergunningen: een tijdwinst voor de organisator én de gemeentediensten. De coördinator van het evenementenloket controleert of elke aanvraag volledig is en wint de nodige adviezen in bij de verschillende diensten: politie, brandweer, leefmilieu en mobiliteit. We bespreken tijdens een maandelijks evenementenoverleg alle aanvragen en geven feedback of suggereren verbeterpunten aan de organisator.

Ga hier naar het digitaal evenementenloket en ga aan de slag.

Wij wensen jullie alvast veel succes met de organisatie van je event!

Meer info

Heb je vragen of hulp nodig? Onze collega’s helpen je graag verder via evenementen@destelbergen.be.

Openingsuren en contact

Nu gesloten